Kwork.ru - услуги фрилансеров от 500 руб.

Как управлять удаленной командой: советы пяти опытных удаленных менеджеров

В данной статье мы сосредоточимся на руководителях удаленной команды и на проблемах, с которыми они сталкиваются в процессе перехода от традиционного офиса к работе из дома. Из-за обстоятельств, связанных с COVID-19, работать на дому вынуждены не только простые работники, но и менеджеры и руководители.

Если вы не находитесь в одном и том же пространстве со своими сотрудниками, можно легко потерять контроль над ними. Многие менеджеры часто скатываются в микроуправление командой, надеясь тем самым грамотно контролировать продуктивность всех специалистов. Однако рамки удаленной работы несколько отличаются от рамок традиционного офиса. К примеру, как организовать регулярные чекины (проверки), которые не мешали бы выполнению поставленных задач? Как узнать, была ли сделана работа?

Блог Миши Рудрастых

Мы поговорили с пятью опытными менеджерами удаленных команд по данным вопросам.

Совет по удаленному управлению #1: создавайте ежедневную/еженедельную структуру работы с регулярными чекинами

Один из лучших способов оставаться на связи со своей командой и поддерживать некоторое ощущение «нормальности» (если это вообще возможно сейчас) – это полагаться на последовательный график работы.

Все наши руководители удаленных команд упомянули как минимум ежедневные обсуждения в Slack, а также регулярные отчеты. Одни предпочитают еженедельные отчеты на встрече, в то время как другие проводят быстрые ежедневные чекины в Slack.

Диана Поттер, руководитель службы поддержки в Qwilr, в настоящее время управляет командой из 4 человек, однако у нее был опыт управления удаленными командами, включающими в себя до 15 человек. Она работала удаленно в течение 12 лет и имеет структурированную вовлеченность в командную работу. Ее команда проводит как ежедневные обсуждения в Slack, так и еженедельные персональные диалоги. Также вся команда собирается раз в месяц в Slack и раз в месяц по видеосвязи.

Старший менеджер проектов Alley Interactive, Джейми Олмстед, поделилась более практичным подходом: ее команда проходит утренние чекины в Slack. Также имеются еженедельные scrum-ритуалы (планирование, фиксация, реализация, анализ) и ежедневные scrum-встречи, которые проводятся в конце дня в Zoom.

Slack – настоящий подарок для всех нас в эти нелегкие времена. Сервис дает большую гибкость в плане удаленного взаимодействия. Если ваша команда работает асинхронно, вам больше подойдут регулярные чекины в Slack, нежели видео-скрамы в конце дня. Вы можете также настроить напоминания в Slack, которые будут подталкивать других людей к соответствующей отметке – утром или в конце дня.

Совет по удаленному управлению #2: ставьте дедлайны… стройте гибкие краткосрочные планы для долгосрочных целей

Если вы только начали управлять удаленной командой, размышления о том, как обеспечить выполнение задач, могут загнать вас в тупик. Практически все руководители удаленных команд, с которыми мы беседовали, упоминали о важности задания дедлайнов и необходимости планирования и корректирования графиков на еженедельной основе.

Джейми рассказала, как ее команда планирует свои задачи:

«Наша scrum-команда задает недельные спринты. Мы определяем объем работы, которую мы можем выполнить в каждом спринте, основываясь на нашей средней скорости. Мы используем скорость, или общее количество Story Points, выполненных в спринте, чтобы гарантировать, что наше планирование основывается на данных, а не на догадках или ощущениях. Команда понимает: если мы вносим тикет в наш спринт, значит, мы берем на себя обязательство по его выполнению к концу спринта».

Рэйчел Гертц, сооснователь Louder Than Ten, поделилась более глубоким процессом, включающим в себя предварительное планирование для решения всех потенциальных блокирующих проблем:

«Мы проводим планирование спринта раз в две недели, работаем через зависимости, поэтому мы знаем, как предотвратить блокировки. Мы также знаем, что предел наших задач в спринте составляет примерно 7-10 карточек или крупных задач».

Совет по удаленному управлению #3: следите за тем, чтобы приоритеты были четкими и прозрачными, регулярно оценивайте их

Вы, возможно, уже догадываетесь о том, что при управлении удаленной командой важна четкая и прозрачная коммуникация.

Опрошенные нами руководители подчеркнули важность информирования о том, какие приоритеты являются главными для команды. Соответственно, эти приоритеты должны быть доведены до логического завершения разными способами.

Диана рассказала о том, что ее команда расставляет приоритеты в письменном виде. «Если вы работаете асинхронно, вы должны задуматься над письменной коммуникацией, а также над тем, чтобы держать под рукой все нужное», – поделилась она. – «Вы не можете просто выбросить все в Slack и потом ждать, что все это найдут и поймут. Вам нужно все обобщить и поделиться результатами в другой форме. Лучше всего держать все это в виде live-документа, из которого будет видно, как идет процесс работы».

Рейчел также отметила важность регулярной оценки приоритетов. «Мы всегда анализируем наши действия и расставляем приоритеты в отношении вещей, которые требуют меньше усилий и дают более высокую ценность. Затем мы переходим к более сложным вещам, требующим больше отдачи».

Совет по удаленному управлению #4: следите за тем, чтобы участники команды не пропадали из виду

Это действительно сложный аспект управления удаленной командой: как понять, что ничего не делается? В каком случае вы должны начать беспокоиться?

Владелец DigiSavvy, Алекс Васкес, кратко подытожил главные тревожные симптомы: «Люди перестают отвечать или дают размытые ответы». Диана также отметила, что, если у вас уже запланированы четкие дедлайны или задокументированы KPI, вы можете легко определить, какие задачи еще не завершены.

Рэйчел подтвердила эти наблюдения, заявив: «Обычно вы можете все это увидеть по прогрессу в реальном времени (дедлайны пропущены, встречи откладываются, результаты низкокачественные, все идет медленно)».

Существует определенный ритм удаленной коммуникации. Конечно, одни люди в вашей команде могут быть менее общительными, чем другие, но вы все равно будете замечать, что человек общается несколько иначе, чем раньше.

Если кто-либо обычно детально сообщает о результатах своей работы, а затем вдруг замолкает, это может быть признаком того, что пришло время проверок. Если кто-либо обычно веселый, бодрый, а затем вдруг становится более лаконичным и грубым в своих ответах, это тоже может быть сигналом для начала проверок. Если вы будете придерживаться такого подхода, будете регулярно взаимодействовать/планировать обновления,  то вы сможете быстро заметить смену тональностей, а соответственно, сможете быстро взять это под свой контроль.

Совет по удаленному управлению #5: работайте с проваленными дедлайнами адекватно, предлагая позитивный подход и план

Лина Кейлин, руководитель проектов в Sparkbox, рассказала о том, как ее команда использует работу в паре для решения проблем без снятия ответственности:

«Обычно я начинаю с того, что спрашиваю у человека, что ему требуется, чтобы продвинуться вперед в его работе. Затем я задаю вопрос, нужен ли ему кто-нибудь еще, чтобы помочь ему справиться с задачей. Мы являемся сторонниками парного процесса работы – это помогает решить проблемы. Я обычно предлагаю контакты людей, с которыми он мог бы пообщаться. Затем в течение дня я проверяю, взаимодействовал ли он, и прошу рассказать о том, как все прошло. Также я задаю вопрос, потребуется ли ему впоследствии такое парное взаимодействие».

Далее Лина упомянула, что невыполнение задачи не обязательно является признаком того, что ваш член команды расслабился. Иногда рабочая нагрузка является слишком высокой для него. Вы заметите это, если работа продвигается, но не с той скоростью, на которую вы изначально рассчитывали.

Лина советует следующее в таком случае: «Если вы подозреваете, что работы слишком много для одного человека, вы можете разбить эту задачу на несколько мелких частей, которые более заметны в плане прогресса и за которыми проще следить».

Рейчел согласна с этим: «В большинстве случаев пропущенные дедлайны возникают в результате перегрузок или неспособности отбросить менее важные вещи (иногда мы все с этим сталкиваемся)». Она рекомендует следующее: «Лучший способ решить проблему с низкой производительностью – напрямую узнать у человека, что именно произошло, что ему мешает, и что вы можете сделать, чтобы его работа пошла быстрее. Попросите человека пересмотреть свои цели и приоритеты, будьте откровенны, это очень важно для поддержания доверия».

Диана проводит все эти разговоры во время своих сессий. Они имеются в календаре. Диана регулярно проверяет свою команду и следит за тем, как все движется. Она предлагает напрямую узнавать о пропущенных дедлайнах и проблемах, но в ходе регулярной встречи, что помогает снять напряжение в разговоре.

Джейми также подчеркнул важность проведения таких разговоров без нагнетания ситуации:

«Всегда отталкивайтесь от позитивных намерений. Если вы работаете в scrum-команде, поймите, что вы живете и умираете как команда. Сосредоточение внимания на отдельных людях и их персональных проблемах не поможет команде двигаться вперед. Обсудите проблему в группе. Как вы можете поддержать члена команды? Можно ли его с кем-либо объединить?  Ему нужно время, чтобы побыть с семьей? Факторы могут быть разными, их может быть несколько. Важно научить свою команду нести ответственность друг за друга, оказывать поддержку, и таким способом преодолевать препятствия».

Совет по удаленному управлению #6: стройте все на доверии

Лина подчеркнула важность наличия здоровых отношений между сотрудниками, особенно перед тем, как начать разговор по поводу рабочей нагрузки:

«Доверие КРИТИЧНО. Если вы не смогли сформировать доверие в команде, все сделанные вами шаги не приведут к ощущению у людей, что вы помогаете им выполнять работу. Скорее они подумают, что вы унижаете их, хотя они стараются изо всех сил. Невероятно важно, чтобы вы нашли время на построение доверия в своей команде, прежде чем что-то подобное произойдет. Если доверия нет, то в таком случае вам придется потратить много времени на то, чтобы доказать людям, что вы действительно хотите вникнуть в их проблемы, а не просто стараетесь ими руководить».

Доверие поможет вам избежать ловушек менеджера, о которых мы расскажем далее.

Совет по удаленному управлению #7: избегайте классических ошибок

Мы задали следующий вопрос всем нашим руководителям: какие, по их мнению, ошибки являются наиболее распространенными при управлении удаленным коллективом. В основном все было привязано к доверию и состраданию.

Ниже мы приводим полные ответы руководителей.

Лина:

«Во-первых, помните, что сейчас борются все. Люди, которые никогда не работали удаленно, и люди, которые занимаются этим уже достаточно долгое время – все они пытаются сконцентрироваться на работе и оставаться продуктивными. Это сложное время по многим причинам. Если у вас имеется член команды, который в данный момент сталкивается с проблемами, то не факт, что он не способен работать удаленно. Нам всем тяжело приспосабливаться к новой реальности. И не надо думать, что все работают так же, как и вы. Каждый человек настраивается на удаленную работу по-своему.

Выясните, в каком случае люди делают свою работу хорошо, даже если это выглядит не так, как вы предполагали. Изящество, гибкость, понимание и поддержка – одни из самых важных инструментов в вашем арсенале сейчас. Кроме того, подайте пример активной коммуникации. В обычное время далеко не все делают это, и даже я работаю над этим каждый день. Но если вы подадите пример, команда последует за ним. У людей будет пример того, что именно вы имеете в виду, когда просите более частого или детального взаимодействия».

Алекс:

«Микроуправление – плохая привычка, которую люди часто приобретают. Я видел это на примере своих менеджеров, которые не привыкли работать с распределенными ресурсами. Правильные ожидания – ключевой фактор для коммуникации и получения данных от людей»

Рейчел:

«Не ищите везде негатив. Если ваши товарищи по команде не соответствуют вашим ожиданиям, то это не значит, что они глупые. Обычно существует проблема непонимания, когда вы, возможно, недостаточно ясно поставили перед ними цели, либо что-то мешает им выполнять их работу в идеальном ключе.

Проявите сострадание. Непрерывное улучшение состоит в том, чтобы позволить человеку отталкиваться от своих собственных результатов и иметь автономность для улучшения процессов и поиска возможностей для роста и развития компании. Людям нужно знать, как их поведение влияет на остальную часть компании, однако вы не должны все время стоять за спиной. Поговорите с человеком, уточните свои ожидания, спросите у него, как он планирует их реализовать».

Джейми:

«Переключение контекста убивает всю производительность, поэтому не нужно этого делать в сложных ситуациях. Обращайтесь только к крупным группам. С членами команды старайтесь взаимодействовать только по существу. Задайте принципы коммуникации и лучшие практики, чтобы люди четко знали свои границы. Чтобы не совершать постоянные проверки, задайте время для регулярных чекинов – так вы сможете получать все обновления. Это поможет вам избежать постоянного дергания членов команды»

Диана:

«Не пытайтесь понять, что происходит все время. Доверяйте своей команде. Если вы не доверяете им, то почему вы их наняли? Это профессионалы, которые способны справиться со своей работой. Ничего не изменилось и сейчас, даже когда они стали вне поля вашего зрения (перешли на удаленку)».

Совет по удаленному управлению #8: хорошие руководители все делают для людей

Настали невероятно трудные времена, и кривая обучения работе на дому – это не единственное препятствие. Мы переживаем коллективную глобальную травму в реальном времени все вместе. Те обстоятельства, с которыми мы имеем дело, беспрецедентны.

Мы узнали у руководителей удаленных коллективов, что отличает хорошего лидера во время кризиса. И получили ответ: человеческий подход.

Ниже мы приводим полные ответы, как и ранее:

Лина:

«Лидерам важно помнить, что их успешность напрямую зависит от успешности их команды. Таким образом, ваша работа как лидера состоит в том, чтобы позволить вашей команде добиться успеха. Во все времена, но особенно в такие сложные, как сейчас, вы демонстрируете хорошие лидерские качества, когда вы рассматриваете участников команды как людей.

Как обеспечить успешность сотрудников в конкретных задачах, с которыми они сталкиваются? Имеются ли у них проблемы с вовлеченностью в процесс работы, поскольку их дети сейчас находятся дома и требуют внимания? Возможно, вам нужно будет предложить этим людям более гибкий график работы. Возможно, их интернет недостаточно хорош для того, чтобы обрабатывать видеозвонки. Или их линия сильно перегружена по дому. В таком случае ваша компания может проспонсировать обновление тарифов интернета для них.

У всех разный опыт. Ваша работа как лидера состоит в том, чтобы помощь всем им добиться лучших результатов. Вопрос, который вы должны задать себе и своей команде: как я могу помочь им добиться успеха? Вы не только поможете им выполнить свою работу, но и покажете им, что они важны, к ним прислушиваются и их понимают. Они будут знать, что вы заботитесь о них как о людях, а не просто как о ходячих генераторах производительности».

Диана:

«Подавайте пример. Делитесь информацией асинхронно, чтобы каждый мог понять, что происходит. И, что особенно важно сейчас, позвольте людям расслабиться. Поймите, что их умы сейчас занимает не только работа. Они могут приспосабливаться к тому, чтобы работать из дома. Или играть с детьми. Или переживать о семье. Или могут быть другие причины. Сейчас вряд ли кто-то может всегда быть активен в удаленном режиме. Обстоятельства слишком тяжелы, потому могут быть проблемы. Всегда выполняйте чекины! Поговорите с вашей командой. Узнайте, как дела у ваших специалистов»

Рейчел:

«Покажите, что для вас на первом месте – люди, а уже на втором – вопросы компании. Все напуганы и все делают все возможное, чтобы пережить это трудное время. Это нормально, что сейчас производительность может скакать. Проявите сострадание: узнайте, что именно вы можете сделать прямо сейчас, чтобы поддержать своих работников, обратитесь к ним лично, поскольку, несмотря на риск, который вы несете как руководитель или менеджер, ваша команда – то, от чего зависит успех вашего бизнеса в целом».

Алекс:

«Покажите людям, что вы доступны в данный момент, обеспечьте безопасное пространство для работы. Убедитесь в том, что ваша команда знает, что вы ее цените».

Джейми:

«Создайте атмосферу доверия и прозрачности. Пусть члены вашей команды делятся своими потребностями. Не все воспринимают эти сложные времена одинаково, поэтому важно, чтобы все помогали друг другу для поддержания продуктивности работы».

Многие из этих советов противоречат общим представлениям о лидерстве в коллективе. Люди часто управляют своими командами слишком жестко.

Все профессионалы, с которыми мы брали интервью, уже долгое время работают удаленно, и все они руководили своими командами.

Возможно, вы заметили, что общая суть их ответов сводится к следующему – подход к своей работе и к своей команде с пониманием, достоинством, прозрачностью и человечностью. Если вы являетесь руководителем, которого совсем недавно назначили на такую должность: сейчас самое время воспользоваться случаем. Мы верим в вашу способность сделать это!

Источник: https://cardsmith.co

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

Получать новые комментарии по электронной почте. Вы можете подписаться без комментирования.