Документ, который подтверждает расходование аванса, выданного сотруднику, носит название авансового отчета. Это обычный бланк, который включает в себя две стороны – лицевую и оборотную. Форму бланка заполняет человек, ответственный за передачу отчета. Он прикрепляет к документу все справки, подтверждающие траты средств. Бухгалтер, получающий документы, фиксирует в бланке отчета все полученные документы. Как выглядит авансовый отчет онлайн, можно узнать здесь.
Затем отчет уже располагается в альбоме унифицированных форм. Авансовые средства обычно выдаются сотрудникам для того, чтобы покрыть расходы на хозяйственные нужды. Чтобы выдать некоторую сумму денег, нужен приказ руководителя о подотчетных лицах, в котором будет указываться список лиц и причины, позволяющие получить средства. Подотчетным лицом является сотрудник, который берет сумму расходов, фиксируемую в отчетах. Авансовый отчет выдается по нескольким причинам, которые строго регламентированы.
Если, к примеру, сотрудника надо отправить в командировку, в таком случае нужно собрать документы и оформить их в бухгалтерии. В качестве документов нужны будут следующие справки: подтверждение о том, что сотрудник направлен в командировку, служебное задание, составление договора о материальной ответственности. В случае с некоторыми растратами сотрудник сохраняет все документы, которые будут подтверждать расход средств. Потом бухгалтер проверит растраты, учтет их обоснованность и произведет списание.
Если имеется какая-то сумма, то в таком случае остатки денег уходят в кассу. Если же средства перерасходованы, то тогда человеку совершается возврат средств. Если с прошлого аванса произошли недостачи, то тогда следующий аванс уже будет запрещен к выдаче. Документы надо оформлять в точном соответствии с требованиями, которые прописаны в законодательстве, чтобы не было потом претензий со стороны налоговых органов, а также штрафов.
Авансовый отчет обычно заполняется по форме АО-1. Скачать ее можно из официальных источников, которые имеются в сети. С заполнением авансового отчета не возникает проблем. Заполнение может быть выполнено по примерам, выложенным онлайн.
