У человека, которому назначено курирование вопроса, связанного с автоматизацией и оборотом документации в организации, наряду с постановкой задачи появляется необходимость поиска средства для ее исполнения, то есть требуемого программного обеспечения. В случае с поиском системы электронного документооборота важно учитывать несколько значимых моментов. Рассмотрим их в деталях.
Платформа, на которой была создана система электронного документооборота, — значимый аспект, влияющий на эффективность функционала СЭД. Всегда есть возможность взять ту платформу, которая уже существует в компании. Это, во-первых, позволит людям быстрее обучиться работе в СЭД, а во-вторых, способно упростить данный процесс для персонала, который впоследствии будет заниматься поддержкой системы. Но если требуется установка «с нуля» или к СЭД выставляются очень высокие требования (по надежности, объему хранимых документов и одновременно занимающимся работой пользователям), то важно посмотреть на платформы, созданные специально для применения их в качестве базы для развернутых систем автоматизации.
Сегодня на отечественном рынке систем автоматизации имеются как западные, так и русские компании, которые разрабатывают СЭД. Вы можете узнать про одну из таких компаний по ссылке: http://inbase.com.ua/. В массивных корпорациях-клиентах зачастую выбор падает в пользу зарубежной компании-разработчика. Однако для отечественного предпринимателя проще всего иметь дело с нашей разработкой, в которой будут отмечены особенности ведения работы с документами, которые используются на территории страны. И не забудьте посмотреть на опыт предложения услуг автоматизации фирмой-разработчиком: сколько лет существует на рынке данный поставщик, какова его репутация, как выглядят его заказчики в регионе или конкретно в вашем сегменте. Также всегда реально рассмотреть то, насколько данные услуги являются для фирмы-разработчика специализированными. В организации, которая производит автоматизацию крупного количества задач, к вам не будут очень внимательны, как в фирме, для которой автоматизация документов считается фундаментом бизнеса.
